ATO NORMATIVO nº 285/2018
A MESA DIRETORA DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DO CEARÁ, no uso da competência prevista no Art. 19, XVIII, b, da Resolução nº 389, de 11 de dezembro de 1996 (Regimento Interno), CONSIDERANDO a importância da adoção de modelo de governança baseado na implantação de mecanismos de gestão de riscos que permitam identificar, avaliar, administrar e controlar potenciais eventos ou situações, para fornecer razoável certeza quanto ao alcance dos objetivos planejados; CONSIDERANDO a importância da implantação de um ambiente que busque a integridade da gestão, voltado para a geração de resultados com a qualidade esperada pela população, com legitimidade, confiabilidade e eficiência; e CONSIDERANDO que riscos e controles internos devem ser geridos de forma estratégica, objetivando o estabelecimento de um ambiente de gestão de riscos que respeite os valores, interesses e expectativas da organização e dos agentes que a compõem e, também, o de todas as partes interessadas, tendo o cidadão e a sociedade como principais vetores. RESOLVE:
Art. 1º O modelo de governança da Assembleia Legislativa do Estado do Ceará reger-se-á pelo disposto neste Ato Normativo.
Art. 2º Para fins deste Ato Normativo considera-se:
I – auditoria interna: atividade independente e objetiva de avaliação e de consultoria, desenhada para adicionar valor e melhorar as operações de uma organização.
II – controles internos da gestão: conjunto de regras, procedimentos, diretrizes, protocolos, rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e informações, entre outros, operacionalizados de forma integrada pela gerência e pelo corpo de servidores, destinados a enfrentar os riscos e fornecer segurança razoável de que, na consecução da missão do órgão.
III – economicidade: entrega de produtos e serviços na quantidade necessária, no tempo previsto, com a qualidade esperada pelo cliente, ao mínimo custo possível.
IV – efetividade: impacto positivo dos resultados alcançados a partir da execução das ações. Tem relação direta com o alcance da missão da instituição; é medida por avaliações de médio e longo prazo;
V – eficácia: capacidade de executar ações para alcançar determinado objetivo; se refere ao resultado, independente da forma de fazer.
VI – eficiência: capacidade de obter bons produtos com produtividade e desempenho, utilizando a menor quantidade de recursos possíveis, ou mais produtos utilizando a mesma quantidade de recursos.
VII – ética: se refere aos princípios morais, sendo pré-requisito e suporte para a confiança pública.
VIII – gerenciamento de riscos: processo para identificar, avaliar, administrar e controlar potenciais eventos ou situações, para fornecer razoável certeza quanto ao alcance dos objetivos da organização;
IX – governança no setor público: compreende essencialmente os mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade;
X – órgão: unidade administrativa integrante da estrutura organizacional ou atividade formalmente regulamentada com atribuições definidas.
XI – risco: possibilidade de ocorrência de um evento que venha a ter impacto no cumprimento dos objetivos. O risco é medido em termos de impacto e de probabilidade;
XII – Sistema de Controle Interno do Poder Legislativo Estadual: contempla as funções de ouvidoria, controladoria, auditoria governamental e correição; coordenado pela Controladoria. Não se confunde com os controles internos da gestão, de responsabilidade de cada órgão da Assembleia Legislativa.
CAPÍTULO I
DOS CONTROLES INTERNOS DA GESTÃO
Art. 3º Os órgãos da Assembleia Legislativa deverão implementar, manter, monitorar e revisar os controles internos da gestão, tendo por base a identificação, a avaliação e o gerenciamento de riscos que possam impactar a consecução dos objetivos estabelecidos.
§1º Os controles internos da gestão, independentemente do porte do órgão, devem ser efetivos e consistentes com a natureza, complexidade e risco das operações realizadas.
§2º Os controles internos do órgão baseiam-se no gerenciamento de riscos e integram o processo de gestão.
§3º Os componentes dos controles internos da gestão e do gerenciamento de riscos aplicam- -se a todos os níveis e dependências do órgão.
§4º Os chefes dos órgãos devem assegurar que procedimentos efetivos de implementação de controles internos da gestão façam parte de suas práticas de gerenciamento de riscos.
§5º Os controles internos da gestão devem considerar todos os componentes definidos na Seção III, dimensionados e desenvolvidos na proporção requerida pelos riscos, de acordo com a natureza, complexidade, estrutura e missão do órgão.
Art. 4º Os controles internos da gestão devem integrar as atividades, planos, ações, políticas, sistemas, recursos e esforços de todos que trabalhem no órgão, sendo projetados para fornecer segurança razoável de que seus objetivos e missão serão atingidos.
Art. 5º Os controles internos da gestão tratados neste capítulo não devem ser confundidos com as atividades do Sistema de Controle Interno relacionadas no art. 190-A, da Constituição Estadual de 1989, nem com as atribuições da auditoria interna, cuja finalidade específica é a medição e avaliação da eficácia e eficiência dos controles internos da gestão.
Seção I
Dos Princípios dos Controles Internos da Gestão
Art. 6º Os controles internos da gestão dos órgãos da Assembleia Legislativa devem ser desenhados e implementados em consonância com os seguintes princípios:
I – aderência à integridade e valores éticos;
II – competência da direção superior em exercer a supervisão do desenvolvimento e do desempenho dos controles internos da gestão;
III – coerência e harmonização da estrutura de competências e responsabilidades dos diversos níveis de gestão do órgão;
IV – compromisso da direção superior em atrair, desenvolver e reter pessoas com competências técnicas, em alinhamento com os objetivos do órgão;
V – clara definição dos responsáveis pelos diversos controles internos da gestão no âmbito do órgão;
VI – clara definição de objetivos que possibilitem o eficaz gerenciamento de riscos;
VII – mapeamento das vulnerabilidades que impactam os objetivos, de forma que sejam adequadamente identificados os riscos a serem geridos;
VIII – identificação e avaliação das mudanças internas e externas ao órgão que possam afetar significativamente os controles internos da gestão;
IX – desenvolvimento e implementação de atividades de controle que contribuam para a obtenção de níveis aceitáveis de riscos;
X – adequado suporte de tecnologia da informação para apoiar a implementação dos controles internos da gestão;
XI – definição de políticas e normas que suportem as atividades dos controles internos da gestão;
XII – utilização de informações relevantes e de qualidade para apoiar o funcionamento dos controles internos da gestão;
XIII – disseminação de informações necessárias ao fortalecimento da cultura e da valorização dos controles internos da gestão;
XIV – realização de avaliações periódicas para verificar a eficácia do funcionamento dos controles internos da gestão; e
XV – comunicação do resultado da avaliação dos controles internos da gestão aos responsáveis pela adoção de ações corretivas, incluindo a direção superior.
Seção II
Dos Objetivos dos Controles Internos da Gestão
Art. 7º Os controles internos da gestão devem ser estruturados para oferecer segurança razoável de que os objetivos do órgão serão alcançados. A existência de objetivos claros é pré-requisito para a eficácia do funcionamento dos controles internos da gestão.
Art. 8º Os objetivos dos controles internos da gestão são:
I – dar suporte à missão, à continuidade e à sustentabilidade institucional, pela garantia razoável de atingimento dos objetivos estratégicos do órgão;
II – proporcionar a eficiência, a eficácia e a efetividade operacional, mediante execução ordenada, ética e econômica das operações;
III – assegurar que as informações produzidas sejam íntegras e confiáveis à tomada de decisões, ao cumprimento de obrigações de transparência e à prestação de contas;
IV – assegurar a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis, incluindo normas, políticas, programas, planos e procedimentos; e
V – salvaguardar e proteger bens, ativos e recursos públicos contra desperdício, perda, mau uso, dano, utilização não autorizada ou apropriação indevida.
§1º As operações de um órgão serão econômicas quando a aquisição dos insumos necessários se der na quantidade e qualidade adequadas, forem entregues no lugar certo e no momento preciso, ao custo mais baixo.
§2º As operações de um órgão serão eficientes quando consumirem o mínimo de recursos para alcançar uma dada quantidade e qualidade de resultados, ou alcançarem o máximo de resultado com uma dada qualidade e quantidade de recursos empregados.
§3º As operações de um órgão serão eficazes quando cumprirem objetivos imediatos, traduzidos em metas de produção ou de atendimento, de acordo com o estabelecido no planejamento das ações.
§4º As operações de um órgão serão efetivas quando alcançarem os resultados pretendidos a médio e longo prazo, produzindo impacto positivo e resultando no cumprimento dos objetivos planejados.
Seção III
Da Estrutura dos Controles Internos da Gestão
Art. 9º Na implementação dos controles internos da gestão, a direção do órgão, bem como os seus servidores, deverão observar os componentes da estrutura de controles internos, a seguir descritos:
I – ambiente de controle: é a base de todos os controles internos da gestão, sendo formado pelo conjunto de regras e estrutura que determinam a qualidade dos controles internos da gestão. O ambiente de controle deve influenciar a forma pela qual se estabelecem as estratégias e os objetivos e a maneira como os procedimentos de controle interno são estruturados.
II – avaliação de risco: é o processo permanente de identificação e análise dos riscos relevantes que impactam o alcance dos objetivos do órgão e determina a resposta apropriada ao risco;
III – atividades de controles internos: são atividades materiais e formais, como políticas, procedimentos, técnicas e ferramentas, implementadas pela gestão para diminuir os riscos e assegurar o alcance de objetivos planejados. Essas atividades podem ser preventivas (reduzem a ocorrência de eventos de risco) ou detectivas (possibilitam a identificação da ocorrência dos eventos de risco), implementadas de forma manual ou automatizada. As atividades de controles internos devem ser apropriadas, funcionar consistentemente de acordo com um plano de longo prazo, ter custo adequado, ser abrangentes, razoáveis e diretamente relacionadas aos objetivos de controle.
IV – informação e comunicação: as informações produzidas devem ser apropriadas, tempestivas, atuais, precisas e acessíveis, devendo ser identificadas, armazenadas e comunicadas de forma que, em determinado prazo, permitam que os funcionários e servidores cumpram suas responsabilidades, inclusive a de execução dos procedimentos de controle interno. A comunicação eficaz deve fluir para baixo, para cima e através da organização, por todos seus componentes e pela estrutura inteira. Todos os servidores/funcionários devem receber mensagem clara da direção superior sobre as responsabilidades de cada agente no que concerne aos controles internos da gestão. A organização deve comunicar as informações necessárias ao alcance dos seus objetivos para todas as partes interessadas, independentemente no nível hierárquico em que se encontram;
V – monitoramento: é obtido por meio de revisões específicas ou monitoramento contínuo, independente ou não, realizados sobre todos os demais componentes de controles internos, com o fim de aferir sua eficácia, eficiência, efetividade, economicidade, excelência ou execução na implementação dos seus componentes e corrigir tempestivamente as deficiências dos controles internos:
Parágrafo único. Os componentes de controles internos da gestão definem o enfoque recomendável para a estrutura de controles internos nos órgãos e fornecem bases para sua avaliação. Esses componentes se aplicam a todos os aspectos operacionais de cada organização.
Seção IV
Das Responsabilidades
Art. 10 A responsabilidade por estabelecer, manter, monitorar e aperfeiçoar os controles internos da gestão é da direção superior da organização, sem prejuízo das responsabilidades dos gestores dos órgãos.
Parágrafo único. Cabe aos demais funcionários e servidores a responsabilidade pela operacionalização dos controles internos da gestão e pela identificação e comunicação de deficiências às instâncias superiores.
CAPÍTULO II
Da Gestão de Riscos
Art. 11 Os órgãos da Assembleia Legislativa deverão implementar, manter, monitorar e revisar o processo de gestão de riscos, compatível com sua missão e seus objetivos estratégicos, observadas as diretrizes estabelecidas neste Ato Normativo.
Seção I
Dos Princípios da Gestão de Riscos
Art. 12 A gestão de riscos do órgão observará os seguintes princípios:
I – gestão de riscos de forma sistemática, estruturada e oportuna, subordinada ao interesse público;
II – estabelecimento de níveis de exposição a riscos adequados;
III – estabelecimento de procedimentos de controle interno proporcionais ao risco, observada a relação custo-benefício, e destinados a agregar valor à organização;
IV – utilização do mapeamento de riscos para apoio à tomada de decisão e à elaboração do planejamento estratégico; e
V – utilização da gestão de riscos para apoio à melhoria contínua dos processos organizacionais.
Seção II
Dos Objetivos da Gestão de Riscos
Art. 13 São objetivos da gestão de riscos:
I – assegurar que os responsáveis pela tomada de decisão, em todos os níveis da organização, tenham acesso tempestivo a informações suficientes quanto aos riscos aos quais está exposta a organização, inclusive para determinar questões relativas à delegação, se for o caso;
II – aumentar a probabilidade de alcance dos objetivos da organização, reduzindo os riscos a níveis aceitáveis; e
III – agregar valor à organização por meio da melhoria dos processos de tomada de decisão e do tratamento adequado dos riscos e dos impactos negativos decorrentes de sua materialização.
Seção III
Da Estrutura do Modelo de Gestão de Riscos
Art. 14 Na implementação e atualização do modelo de gestão de riscos, a direção superior, bem como seus servidores ou funcionários, deverá observar os seguintes componentes da estrutura de gestão de riscos:
I – ambiente interno: inclui, entre outros elementos, integridade, valores éticos e competência das pessoas, maneira pela qual a gestão delega autoridade e responsabilidades, estrutura de governança organizacional e políticas e práticas de recursos humanos. O ambiente interno é a base para todos os outros componentes da estrutura de gestão de riscos, provendo disciplina e prontidão para a gestão de riscos;
II – fixação de objetivos: todos os níveis da organização (departamentos, divisões, processos e atividades) devem ter objetivos fixados e comunicados. A explicitação de objetivos, alinhados à missão e à visão da organização, é necessária para permitir a identificação de eventos que potencialmente impeçam sua consecução;
III – identificação de eventos: devem ser identificados e relacionados os riscos inerentes à própria atividade da organização, em seus diversos níveis;
IV – avaliação de riscos: os eventos devem ser avaliados sob a perspectiva de probabilidade e impacto de sua ocorrência. A avaliação de riscos deve ser feita por meio de análises qualitativas, quantitativas ou da combinação de ambas. Os riscos devem ser avaliados quando à sua condição de inerentes e residuais;
V – resposta a riscos: o órgão deve identificar qual estratégia seguir (evitar, transferir, aceitar ou tratar) em relação aos riscos mapeados e avaliados. A escolha da estratégia dependerá do nível de exposição a riscos previamente estabelecido pela organização em confronto com a avaliação que se fez do risco;
VI – atividades de controles internos: são as políticas e os procedimentos estabelecidos e executados para mitigar os riscos que a organização tenha optado por tratar. Devem estar distribuídas por toda a organização, em todos os níveis e em todas as funções;
VII – informação e comunicação: informações relevantes devem ser identificadas, coletadas e comunicadas, a tempo de permitir que as pessoas cumpram suas responsabilidades, não apenas com dados produzidos internamente, mas, também, com informações sobre eventos, atividades e condições externas, que possibilitem o gerenciamento de riscos e a tomada de decisão. A comunicação das informações produzidas deve atingir todos os níveis, por meio de canais claros e abertos que permitam que a informação flua em todos os sentidos; e
VIII – monitoramento: tem como objetivo avaliar a qualidade da gestão de riscos e dos controles internos da gestão, por meio de atividades gerenciais contínuas e/ou avaliações independentes, buscando assegurar que estes funcionem como previsto e que sejam modificados apropriadamente, de acordo com mudanças nas condições que alterem o nível de exposição a riscos.
Parágrafo único. Os gestores são os responsáveis pela avaliação dos riscos no âmbito dos órgãos, processos e atividades que lhes são afetos. A direção superior deve avaliar os riscos no âmbito da organização, desenvolvendo uma visão de riscos de forma consolidada.
Seção IV
Da Política de Gestão de Riscos
Art. 15 A política de gestão de riscos a ser instituída pelos órgãos da Assembleia Legislativa deve especificar ao menos:
I – princípios e objetivos organizacionais;
II – diretrizes sobre:
a) como a gestão de riscos será integrada ao planejamento estratégico, aos processos e às políticas da organização;
b) como e com qual periodicidade serão identificados, avaliados, tratados e monitorados os riscos;
c) como será medido o desempenho da gestão de riscos;
d) como serão integradas as instâncias do órgão responsáveis pela gestão de riscos;
e) a utilização de metodologia e ferramentas para o apoio à gestão de riscos; e
f) o desenvolvimento contínuo dos agentes públicos em gestão de riscos; e
III – competências e responsabilidades para a efetivação da gestão de riscos no âmbito do órgão.
Art. 16 Os órgãos, ao efetuarem o mapeamento e avaliação dos riscos, deverão considerar, entre outras possíveis, as seguintes tipologias de riscos:
a) riscos operacionais: eventos que podem comprometer as atividades do órgão, normalmente associados a falhas, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas, infraestrutura e sistemas;
b) riscos de imagem/reputação do órgão: eventos que podem comprometer a confiança da sociedade (ou de parceiros, de clientes ou de fornecedores) em relação à capacidade do órgão em cumprir sua missão institucional;
c) riscos legais: eventos derivados de alterações legislativas ou normativas que podem comprometer as atividades do órgão; e
d) riscos financeiros/orçamentários: eventos que podem comprometer a capacidade do órgão de contar com os recursos orçamentários e financeiros necessários à realização de suas atividades, ou eventos que possam comprometer a própria execução orçamentária, como atrasos no cronograma de licitações.
Seção V
Das Responsabilidades
Art. 17 O dirigente do órgão é o principal responsável pela estrutura de gerenciamento de riscos, incluindo o estabelecimento, a manutenção, o monitoramento e o aperfeiçoamento dos controles internos da gestão.
Art. 18 Cada risco mapeado e avaliado deve estar associado a um agente responsável formalmente identificado.
§1º O agente responsável pelo gerenciamento de determinado risco deve ser o gestor com alçada suficiente para orientar e acompanhar as ações de mapeamento, avaliação e mitigação do risco.
§2º São responsabilidades do gestor de risco:
I – assegurar que o risco seja gerenciado de acordo com a política de gestão de riscos do órgão;
II – monitorar o risco ao longo do tempo, de modo a garantir que as respostas adotadas resultem na manutenção do risco em níveis adequados, de acordo com a política de gestão de riscos; e
III – garantir que as informações adequadas sobre o risco estejam disponíveis em todos os níveis da organização.
CAPÍTULO III
Da Governança
Seção I
Dos Princípios da Governança
Art. 19 São princípios da boa governança, devendo ser seguidos pelos órgãos da Assembleia Legislativa:
I – liderança: deve ser desenvolvida em todos os níveis da administração. As competências e responsabilidades devem estar identificadas para todos os que gerem recursos públicos, de forma a se obter resultados adequados;
II – integridade: tem como base a honestidade e objetividade, elevando os padrões de decência e probidade na gestão dos recursos públicos e das atividades da organização, com reflexo tanto nos processos de tomada de decisão, quanto na qualidade de seus relatórios financeiros e de desempenho;
III – responsabilidade: diz respeito ao zelo que se espera dos gestores na definição de estratégias e na execução de ações para a aplicação de recursos públicos, com vistas ao melhor atendimento dos interesses da sociedade;
IV – compromisso: dever de todo o agente público de se vincular, assumir, agir ou decidir pautado em valores éticos que norteiam a relação com os envolvidos na prestação de serviços à sociedade, prática indispensável à implementação da governança;
V – transparência: caracterizada pela possibilidade de acesso a todas as informações relativas à organização pública, sendo um dos requisitos de controle do Estado pela sociedade civil. As informações devem ser completas, precisas e claras para a adequada tomada de decisão das partes interessas na gestão das atividades; e
VI – Accountability: obrigação dos agentes ou organizações que gerenciam recursos públicos de assumir responsabilidades por suas decisões e pela prestação de contas de sua atuação de forma voluntária, assumindo integralmente a consequência de seus atos e omissões.
§1º Para uma efetiva governança, os princípios devem ser aplicados de forma integrada, como um processo, e não apenas individualmente, sendo compreendidos por todos na organização.
§2º Os gestores, por subsunção a tais princípios, devem contribuir para aumentar a confiança na forma como são geridos os recursos colocados à sua disposição, reduzindo a incerteza dos membros da sociedade sobre a forma como são geridos os recursos e as organizações públicas.
Art. 20 Este Ato Normativo entra em vigor na data de sua publicação.
PAÇO DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DO CEARÁ, em Fortaleza, aos 28 de fevereiro de 2018.
DEPUTADO JOSÉ ALBUQUERQUE - PRESIDENTE
DEPUTADO TIN GOMES - 1º VICE-PRESIDENTE
DEPUTADO MANOEL DUCA - 2º VICE-PRESIDENTE
DEPUTADO AUDIC MOTA - 1º SECRETÁRIO
DEPUTADO JOÃO JAIME - 2º SECRETÁRIO
DEPUTADO JULINHO - 3º SECRETÁRIO
DEPUTADA AUGUSTA BRITO - 4ª SECRETÁRIA
OBS: Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial do Estado de 15/03/2018.