ATO NORMATIVO nº 338/2023

A MESA DIRETORA DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DO CEARÁ, no uso da competência prevista no art. 17, XVII, “a”, da Resolução nº 751, de 14 de dezembro de 2022 (Regimento Interno), 

CONSIDERANDO  a Lei Federal nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e cria o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, responsável pela política nacional de arquivos; 

CONSIDERANDO  o Decreto Federal nº 4.073/02, que regulamenta a Lei Federal nº8.159/91 e determina a constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD); 

CONSIDERANDO  a Lei Estadual nº 13.087/00, que dispõe sobre a reestruturação do Sistema Estadual de Documentação e Arquivo (SEDARQ) e cria a Comissão Estadual de Arquivos (CEARQ); 

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a Gestão Documental e a proteção especial aos documentos de arquivos como instrumentos de apoio à administração, sobretudo como elemento de prova e informação à memória e história institucional; 

CONSIDERANDO a necessidade de atualização e consolidação da previsão normativa contida nos Atos Normativos n.os 275/2016 e 289/2018, que disciplinam, no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado do Ceará - Alece, a constituição, atribuições, competências, responsabilidades e o processo decisório da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD);

RESOLVE: 

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, vinculado ao órgão responsável pela Gestão de Documentação e Informação no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado do Ceará, tem como missão a promoção, aprovação e acompanhamento da política documental e arquivística no âmbito do Poder Legislativo Estadual, reger-se-á pelo disposto neste Ato Normativo.

Parágrafo único. A CPAD tem como finalidade precípua orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção, com vistas a estabelecer forma e prazos de guarda e destinação final do acervo de documentos da ALECE.

CAPÍTULO II

DAS ATRIBUIÇÕES DA CPAD

Art. 2º São atribuições da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD - da Assembleia Legislativa do Estado do Ceará:

I - propor a revisão dos Instrumentos Normativos relativos à Gestão de Documentos, no âmbito da Assembleia Legislativa, compatibilizando as diretrizes aplicáveis à Assembleia Legislativa às regras gerais sobre Gestão de Documentos, contidas na Lei Federal nº8.159, de 08 de janeiro de 1991, e no Decreto nº4.073, de 3 de fevereiro de 2002 e demais instrumentos normativos expedidos pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ;

II - desenvolver, implementar e atualizar a política arquivística da Assembleia Legislativa, com vistas a estruturar e/ou padronizar práticas e procedimentos técnicos que garantam a adequada gestão dos documentos;

III - orientar os órgãos da Assembleia Legislativa sobre o uso dos instrumentos de gestão de documentos;

IV - realizar análise, avaliação e seleção de documentos produzidos nos órgãos da ALECE, bem como promover as alterações e exclusões que se fizerem necessárias;

V - Acompanhar e supervisionar processos de eliminação de documentos;

VI – orientar os órgãos na coordenação dos procedimentos de classificação, desclassificação, uso e acesso a documentos sigilosos;

VII - aprovar o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos documentos relativos às atividades-meio e atividades-fim, a partir da análise de funções, atividades e tarefas dos órgãos da Assembleia Legislativa;

VIII – encaminhar o plano de classificação documental e a tabela de temporalidade e descarte ao órgão central do Sistema Estadual de Arquivos (SEDARQ), nos termos da Lei Estadual nº13.087/2000;

IX - proceder a divulgação do Plano de Classificação Documental e da Tabela de Temporalidade mediante a publicação em Diário Oficial ou outro meio necessário;

X - propor ao Presidente da Assembleia Legislativa, em estudo fundamentado, a alteração de códigos e prazos a serem estabelecidos em Tabela de Temporalidade, ou quaisquer outras alterações julgadas necessárias;

XI - aprovar as listagens de eliminação de documentos e encaminhar ao órgão central do Sistema Estadual de Arquivos (SEDARQ), nos termos da Lei Estadual nº13.087/2000.

CAPÍTULO III

DA COMPOSIÇÃO DA CPAD

Art. 3º A CPAD tem a seguinte composição:I - 1 (um) Presidente, que será o gestor do órgão responsável pela gestão de documentação e informação no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado do Ceará;

II - 1 (um) Vice-Presidente, designado pelo Presidente;

III - 1(um) Secretário, com conhecimento na área arquivista, designado pelo Presidente;

IV – 4 (quatro) membros permanentes, sendo dois da área legislativa e dois da área administrativa financeira;

V - membros transitórios, indicados pelos gestores dos órgãos em que será realizada a avaliação de documentação, mediante solicitação do Presidente da CPAD.

§ 1º Os membros permanentes de que trata o inciso IV deverão ter suplentes e serão indicados, respectivamente, pelo Diretor Legislativo e pelo Diretor Administrativo Financeiro;

§ 2º Os membros transitórios, previstos no inciso V deverão ter suplentes e serão indicados pela Diretoria Legislativa e pela Diretoria Administrativa e Financeira, no caso de órgãos executivos vinculados à sua estrutura, e pelos gestores dos Órgãos Parlamentares, Órgãos de Promoção à Cidadania, Órgãos de Pesquisa, Educação e Memória e órgãos de Assessoramento, ficando a critério do Presidente da CPAD a definição de quantitativos;

§3º Em caso de necessidade e mediante motivação circunstanciada, o Presidente da CPAD poderá solicitar a substituição dos membros ao gestor que o indicou;

§4º Os servidores indicados, na forma deste artigo, serão designados por Portaria da Diretoria-Geral.

CAPÍTULO IV

DAS REUNIÕES

Art. 4º A CPAD reunir-se-á, mensalmente, em caráter ordinário, para proceder ao desenvolvimento do Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade e Descarte da Assembleia Legislativa, ou extraordinariamente quando provocada por quaisquer de seus componentes, em dia e horário determinados pelo Presidente da CPAD.

§1º As reuniões ordinárias e extraordinárias serão instaladas e iniciadas com a presença de 1/3 (um terço) dos membros.

§2º As deliberações serão tomadas por maioria dos seus membros, e em caso de empate, prevalecerá o voto do Presidente da CPAD;

§3º Preferencialmente, as reuniões serão realizadas nas dependências da Assembleia Legislativa do Estado do Ceará, assegurada a possibilidade de realizá-las de forma remota ou híbrida;

§ 4º A pauta das reuniões da CPAD deverá ser comunicada aos seus componentes, em meio eletrônico, com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas e, preferencialmente, acompanhada de documentos ou informações que possibilitem o entendimento do tema a ser abordado na reunião;

§5º As reuniões serão conduzidas pelo Presidente e, na sua ausência, pelo Vice-Presidente.

§ 6º Os membros transitórios de que trata o art. 3º terão direito a voto em deliberação nas matérias pertinentes a sua área de atuação.

CAPÍTULO V

DAS ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS

Seção I

DAS ATRIBUIÇÕES DO PRESIDENTE

Art. 5º Compete ao Presidente da CPAD:

I - definir pauta das reuniões;

II - decidir sobre as convocações das reuniões extraordinárias;

III - presidir e encaminhar os trabalhos nas reuniões da CPAD;

IV - zelar pelo cumprimento e aplicação das normas estabelecidas dentro da política arquivística;

V - coordenar as ações dos órgãos da Assembleia Legislativa com vistas ao levantamento de dados e informações para subsidiar a estruturação da política arquivística e a elaboração dos instrumentos de gestão de documentos;

VI - manter informados todos os membros acerca dos trabalhos e decisões proferidas pela CPAD;

VII - promover a divulgação dos trabalhos desenvolvidos pela CPAD e das decisões tomadas;

VIII – Representar interna e externamente a Comissão ou designar quem o faça;

IX – Dispor sobre os demais assuntos administrativos internos da Comissão.

Seção II

DAS ATRIBUIÇÕES DO VICE-PRESIDENTE

Art. 6º Compete ao Vice-Presidente:

I - substituir o Presidente da CPAD nas suas faltas e impedimentos;

II - avaliar e formular propostas para a melhoria do processo de gestão de documentos na Assembleia Legislativa;

III– auxiliar o Presidente na coordenação das ações dos órgãos da Assembleia Legislativa;

IV - requisitar materiais e equipamentos para realização dos trabalhos;

V - verificar a existência de cursos que possam subsidiar os trabalhos realizados pela CPAD providenciando, se necessário, inscrição para participação dos membros;

VI – Exercer outras atribuições designadas pelo Presidente.

Seção III

DAS ATRIBUIÇÕES DO SECRETÁRIO

Art. 7º Compete ao Secretário:

I - convocar, por determinação do Presidente, as reuniões ordinárias e extraordinárias;

II - providenciar toda a infraestrutura necessária à realização das reuniões;

III - elaborar e expedir atas de reuniões, em até 5 (cinco) dias de sua realização, mantendo em arquivo as atas e documentos da CPAD;

IV - elaborar relatórios e/ou minutas de atos propostos pela CPAD, necessários à normatização e padronização de procedimentos, informando-os a todos os membros;

V - Exercer outras atribuições designadas pelo Presidente.

Seção IV

DAS ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS PERMANENTES

Art. 8º Compete aos membros permanentes da CPAD:

I - manter contatos institucionais com os servidores da Assembleia Legislativa para que, em conjunto, seja identificado e atribuído valores (primário e secundário) aos documentos, segundo o seu potencial de uso;

II - orientar os órgãos acerca da política arquivística da Alece;

III – Auxiliar na realização do diagnóstico situacional para subsidiar o processo de gestão arquivística;

IV - apoiar as ações voltadas para a implantação da Tabela de Temporalidade e Descarte de acordo com a legislação pertinente;

V - responsabilizar-se pela adequada aplicação dos instrumentos de política arquivística;

VI - exercer outras atividades inerentes à função.

Seção V

DAS ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS TRANSITÓRIOS

Art. 9°. Compete aos membros transitórios da CPAD:

I – Exercer as atribuições previstas no art. 8º, nos incisos I, II, IV e V;

II - auxiliar a CPAD no desempenho de suas atribuições, por meio do levantamento e do repasse de dados e informações, da formulação de propostas e da discussão dos assuntos colocados em pauta, relativamente aos documentos arquivísticos sob sua área de atuação;

III - responsabilizar-se pela adequada aplicação dos instrumentos de política arquivística na sua área de atuação;

IV - realizar o diagnóstico situacional para subsidiar o processo de gestão arquivística;

V - exercer outras atividades inerentes à função.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 10. O Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Descarte aprovados pela CPAD deverão ser submetidos à aprovação da Presidência da Assembleia Legislativa e posteriormente publicados no Diário Oficial do Estado, para fins de vigência e eficácia.

Parágrafo único. Decorrido o prazo de 30 (trinta) dias da publicação, os diversos órgãos da Alece deverão ser cientificados acerca do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Descarte aprovados, para as devidas providências.

Art. 11. Ficam revogados o Ato Normativo nº275/2016 e Ato Normativo nº289/2018.

Art. 12. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria-Geral da Alece.

Art. 13. Este Ato Normativo entra em vigor na data de sua publicação.

PAÇO DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DO CEARÁ,  em Fortaleza, aos 28 de novembro 2023.

Deputado Evandro Leitão

PRESIDENTE

Deputado Fernando Santana

1.° VICE-PRESIDENTE

Deputado Osmar Baquit

2.° VICE-PRESIDENTE

Deputada Juliana Lucena

1.ª SECRETÁRIA, EM EXERCÍCIO

Deputado Dr. Oscar Rodrigues

2.° SECRETÁRIO, EM EXERCÍCIO

Deputada Emília Pessoa

3.ª SECRETÁRIA, EM EXERCÍCIO

Deputada Luana Ribeiro

4.ª SECRETÁRIA, EM EXERCÍCIO

OBS: Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial de 07/12/2023.